Asiakirjajulkisuuskuvaus

Pyhäjärven kaupunki muodostaa tiedonhallintayksikön. Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Pyhäjärven kaupungin asiakirjat ovat pääosin julkisia. Asiakirjat voivat sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on oltava aina peruste julkisuuslaista tai muusta laista. Asianosaisella on oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista aina.

Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat löytyvät kaupungin kotisivuilta (www.pyhajarvi.fi) Hallinto-valikosta Esityslistat ja pöytäkirjat -osiosta. Kuulutukset löytyvät Pyhäjärven kaupungin kotisivujen (www.pyhajarvi.fi) etusivulla välilehdeltä Kuulutukset. Henkilötietojen käsittelystä on tietoa kaupungin kotisivuilla Kuntainfo-valikosta Tietosuoja-osiosta.

Asiarekisteri

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä. Siihen rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot asiakirjan koko elinkaaren ajalta. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksenteko- ja asianhallintajärjestelmää sekä muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä.

Pyhäjärven kaupungilla on käytössä asiarekisteri vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyvaiheista sekä niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisterinä toimii Pyhäjärven kaupungin asianhallintajärjestelmä. Asiarekisteristä saa tarkempaa tietoa kirjaamosta.

Tietoa voi hakea esim. asianumerolla (diaarinumero), asian otsikolla, kiinteistötunnuksella, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä päivämäärätiedoilla. Päivämäärätietoina voidaan käyttää asian vireilletulopäivää tai asiakirjan laatimispäivää.

Tietovarannot

Pyhäjärven kaupungin tietovarannot sisältävät tietoaineistoja kaupunginvaltuuston ja -hallituksen, maaseutulautakunnan, hyvinvointilautakunnan sekä teknisen lautakunnan toiminnasta.

Hallintopalvelut

• Yleishallinnossa käsitellään kokousasiakirjoja, hallinnon järjestämiseen ja kehittämiseen liittyviä tietoja sekä järjestöjen ja yhdistysten avustuksia.
• Henkilöstöhallinnossa käsitellään työntekijöitä ja palvelussuhdetta koskevia tietoja, henkilöstötilastoja sekä luottamushenkilöiden palkkioita.
• Taloushallinnossa käsitellään kaupungin talouteen, verotukseen ja investointeihin liittyviä tietoja.
• Sidonnaisuusilmoituksista ja niiden julkaisemisesta vastaa tarkastuslautakunta.

Alueelliset maaseutupalvelut

• Maaseutupalveluissa käsitellään tukihakemuksia ja -päätöstietoja, sitoumuksia, maksatusaineistoja, tukien valvontaan liittyviä valvontatietoja, tilatukisiirtohakemus- ja päätöstietoja, eläintenpitäjä- ja pitopaikkahakemuksia, vahinkoarviointipäätöksiä, katselmuspöytäkirjoja, kehittämisrahahakemuksia ja -päätöksiä sekä lausuntopyyntöjä ja lausuntoja.

Hyvinvointipalvelut

• Varhaiskasvatuksessa käsitellään lapsi- ja perheasioihin liittyviä tietoja ja suunnitelmia.
• Perusopetuksessa ja lukiossa käsitellään opettaja-, opetus-, oppilas- ja opiskelijatietoja, kuten rekisteritietoja, todistuksia, opiskeluun liittyviä päätöksiä, valintoja, tilastoja ja raportteja.
• Vapaa-ajan koulutuksessa ja vapaa-aikapalveluissa käsitellään kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalveluiden järjestämiseen liittyviä tietoja, tilastoja ja raportteja sekä järjestöjen ja yhdistysten avustuksia.

Tekniset palvelut

• Kaavoitus- ja mittauspalvelut käyttävät yleiskaavaan, osayleiskaavaan ja asemakaavaan, kartta- ja johtotietoihin sekä maaomaisuuden hallintaan liittyviä tietoja. Lisäksi tietoja käytetään kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen sekä kaavoittajan lausunnon valmisteluun poikkeuslupa- ja suunnittelutarveratkaisuhakemusten yhteydessä.
• Tilapalveluissa käsitellään kaupungin omien toimitilojen kiinteistönhoitoon, kunnossapitoon, rakentamiseen, vuokraamiseen sekä tilahallintaan liittyvien tehtävien hoitamiseen tarvittavia tietoja.
• Ateria- ja puhtauspalvelut käyttävät kaupungin järjestämien ruoka- ja siivouspalvelujen tuottamiseen tarvittavia tietoja.
• Yhdyskuntatekniikassa käsitellään katujen, yksityisteiden ja yleisten alueiden, hulevesiviemäriverkoston, pienvenesatamien sekä liikuntapaikkojen rakentamiseen sekä kunnossa- ja ylläpitoon liittyvien tehtävien hoitamiseen tarvittavia tietoja.

Salassa pidettävä aineisto

Kun pyydettävät tiedot ovat tietosuojalainsäädännön alaisia tai salassa pidettäviä, on rekisterinpitäjän selvitettävä tiedon pyytäjän oikeus saada pyytämänsä. Asiakirjan pyytäjän on pyydettäessä todennettava henkilöllisyytensä.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Pyytäjän on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Asiakirjaa ei voida antaa silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä.

Tietopyynnön toimittaminen

Pyhäjärven kaupungille osoitetun tietopyynnön voi toimittaa alla mainittuihin osoitteisiin, joissa tietopyyntö rekisteröidään. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Yhteystiedot:

Hallintopalvelut 
hallinto.kirjaamo(at)pyhajarvi.fi
puhelin 040-3519916
postiosoite: Pyhäjärven kaupunki, Hallintopalvelut, Ollintie 26, 86800 Pyhäsalmi

Alueelliset maaseutupalvelut 
maataloustoimisto(at)pyhajarvi.fi
puhelin 044-4457652
postiosoite: Pyhäjärven kaupunki, Alueelliset maaseutupalvelut, Ollintie 26, 86800 Pyhäsalmi

Hyvinvointipalvelut 
sivistys.kirjaamo(at)pyhajarvi.fi
puhelin 040-0388137
postiosoite: Pyhäjärven kaupunki, Hyvinvointipalvelut, Ollintie 26, 86800 Pyhäsalmi

Tekniset palvelut
tekninen.kirjaamo(at)pyhajarvi.fi
puhelin 044-4457740
postiosoite: Pyhäjärven kaupunki, Tekniset palvelut, Ollintie 26, 86800 Pyhäsalmi

Tietopyyntö voidaan jättää myös kaupungintalon yhteispalvelupisteeseen aukioloaikoina (Ollintie 26).
Asiakirjasta pyydetty kopio voi olla maksullinen. Niihin asiakirjoihin, joita ei voida toimittaa paperilla tai sähköisesti, on mahdollista tutustua Pyhäjärven kaupungin tiloissa.
Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään tarpeen mukaan.